Buchhaltungssoftware im Vergleich:
‍Endlich Durchblick im Anbieter-Dschungel

„Das Thema Buchhaltung nervt mich – ich möchte ganz einfach eine Software, die alles so simpel, zeitsparend und bequem wie möglich macht.“ → Könnte diese Aussage von Ihnen stammen? Sind Sie auf der Suche nach der optimalen Buchhaltungssoftware?

Ob Freelancer*in, Einzelunternehmer*in oder große Firma: Natürlich muss eine Buchhaltungssoftware jene Features und Schnittstellen bieten, die Sie brauchen. Dieser Aspekt ist jedoch nur relevant, wenn Sie jetzt oder in Zukunft auch spezielle buchhalterische Bereiche wie beispielsweise die Lohnbuchhaltung abdecken müssen – denn bei den Grundfunktionen wie Angebots- und Rechnungserstellung oder Belegerfassung sind alle Softwares gleichauf.

Ebenso muss die Software in Sachen des technologischen Fortschritts, der Rechtssicherheit (GoB und GoBD) sowie des Datenschutzes (DSGVO) vorne liegen. Die im obigen Vergleich enthaltenen Anbieter tun das.

Der dritte Aspekt, den jedoch viele Unternehmer*innen und Freelancer*innen bei ihrem Vergleich unterschätzen, ist die Kraft der individuellen Nutzungserfahrung: Denn erst, wenn die Buchhaltungssoftware alle erforderlichen Prozesse und Workflows zu einem zeitsparenden, entspannten und fehlerfreien Selbstläufer macht, ist sie wirklich gut. Es kommt darauf an, wie Ihnen das Interface gefällt, ob Sie sich gut darin zurechtfinden und ob sie unterm Strich gut und gerne mit der Software arbeiten. Nehmen Sie auf jeden Fall die kostenlosen Testzeiträume in Anspruch, sofern angeboten.

Denken Sie auch an die Lohnbuchhaltung

Haben Sie Mitarbeiter*innen (oder ist absehbar, dass Sie in Zukunft welche einstellen werden)? Dann sollten Sie sich (bereits heute) für eine Buchhaltungssoftware mit angeschlossener Lohnbuchhaltung entscheiden. Das Feature ist in diesem Vergleich nur bei Lexoffice, Debitoor und Invoiz enthalten. Wenn Sie also (in Zukunft) eine digitale Lohnbuchhaltung brauchen, fallen die meisten Anbieter ohnehin schon raus.

Gibt’s Buchhaltungssoftware auch kostenlos?

Stellen Sie sich Ihr Unternehmen wie ein Schiff vor: Die Buchhaltung ist der Ausguck. Gute Softwares bieten ein übersichtliches Dashboard mit allen unternehmensrelevanten Kennzahlen auf einen Blick:

• Einnahmen und Ausgaben über einen anpassbaren Zeitraum
• Offene Posten bei Rechnungen und Belegen
• Aktuelle Umsatzsteuerzahllast
• Steuereinschätzung für das laufende und vorangegangene Jahr
• Kontostände bei verknüpften Konten
• Anzeige über zugeordnete oder noch nicht zugeordnete Umsätze

Zudem bieten sie gute und intuitive Workflows.

Wir empfehlen Ihnen in jedem Fall, sich für ein kostenpflichtiges Buchhaltungsprogramm zu entscheiden. Bei allen Anbietern im obigen Vergleich sind die monatlichen Kosten äußerst überschaubar.

Software als Cloud-Lösung online

Alle Softwares im Vergleich sind Cloud-Lösungen. Das bedeutet: Ihre Buchhaltung findet online statt und Sie benötigen keine separaten Server und Back-up-Medien. Zudem profitieren Sie immer von der aktuellsten Version der Software. Ob Sie Mac, Windows oder Linux verwenden, spielt bei Cloud-Lösungen auch keine Rolle, da alles online in Ihrem persönlichen Account stattfindet. (Nur eine stabile Internetverbindung braucht‘s.)

• Sie möchten Angebote erstellen und Rechnungen schreiben sowie Einnahme- und Ausgabe-Belege erfassen und archivieren? Zudem soll das Mahnwesen abgedeckt sein?
• Sie möchten Ihre Anlagen und Abschreibungen verwalten?
• Ihre Software soll idealerweise auch mit Ihrem Geschäftskonto verbunden sein, um Kontostände und Zahlungseingänge automatisiert erfassen sowie Zahlungen direkt aus der Buchhaltungssoftware anstoßen zu können?
• Ihr*e Steuerberater*in soll einen einfachen Zugang zur Buchhaltungssoftware haben, um die Datensätze weiterverarbeiten zu können? Auch andere Mitarbeiter*innen sollen auf den Account zugreifen können?

Wir haben gute Nachrichten für Sie: Das sind Grundfunktionen, die alle Buchhaltungssoftwares an Bord haben. (Logisch, denn in der Buchhaltung dreht sich ja auch alles genau hierum.) Außerdem decken viele Softwares bei etwas höheren Gesamtkosten auch die Bereiche…

• Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR),
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV),
• betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und
• Jahresabschluss / Bilanz ab.

Interessant wird es bei den diversen Zusatzfunktionen, die für die einen Unternehmer*innen und Unternehmen relevant sind und für die anderen nicht. Machen Sie sich in den nächsten Abschnitten einen Eindruck davon:

Kassenbuchfunktion

Ist in Ihrem Unternehmen Bargeld im Spiel? Dann brauchen Sie eine rechtskonforme Kassenbuchfunktion (enthalten bei Lexoffice, sevDesk und der Sage50 Cloud). Wenn Sie die Buchhaltung ohnehin schon mit einer Software digitalisieren, ergibt es nur Sinn, auch das Kassenbuch digital statt analog zu führen.

Kontaktverwaltung

Brauchen Sie eine datenschutzkonforme Kontaktverwaltung? Diese bekommen Sie bei Lexoffice, sevDesk, Billomat, Debitoor, Invoiz, Easybill und Fastbill. Oft ist die Kontaktverwaltung auch mit der Möglichkeit verknüpft, dass Sie zum Beispiel erstellte Rechnungen direkt an Ihre Kontakte verschicken können. So ergibt sich ein schöner Workflow: Für Ihre Rechnungen müssen Sie ohnehin einen Kontakt anlegen und wenn Sie das Dokument dann auch noch per Knopfdruck verschicken können, teils sogar im Auftrag per Post, sparen Sie sich diverse manuelle Arbeitsschritte.

Projektmanagement + Buchhaltung zusammenlegen

Die Softwares von Lexoffice, sevDesk, Easybill und Fastbill ermöglichen es, das Projektmanagement mit der Buchhaltung zusammenzulegen. Die Lösungen sind sehr unterschiedlich und manchen mag beim Projektmanagement etwas fehlen, doch grundsätzlich ist es sinnvoll, beides in einer Software abzubilden. Das, was im Projektmanagement festgehalten wird, ist schließlich auch für die Rechnungsstellung und weitere Aspekte relevant.

Rechnungen auf Knopfdruck übersetzen

Haben Sie Kund*innen im nicht-deutschsprachigen Ausland? Dann ist es gut, wenn Sie Rechnungen auf Knopfdruck mindestens auf Englisch übersetzen zu können, und der anderen Seite die Bearbeitung des Dokuments erleichtern. Das geht unter den Anbietern im Vergleich bei Lexoffice, sevDesk, Billomat, Debitoor, Easybill und Fastbill.

Teilbeträge erstatten

Kommt es öfter vor, dass Sie Teilbeträge erstatten, beispielsweise, wenn Sie Leistungskontingente standardgemäß vorab berechnen und diese dann hin und wieder nicht komplett verbraucht werden? Die Teilbetragserstattung funktioniert bei allen Vergleichsanbietern außer Invoiz – dort müsste die komplette initiale Rechnung storniert werden, um dann eine neue Rechnung über den tatsächlich abrechnungsrelevanten Betrag zu schreiben.

Mobile Apps

Sind Sie viel unterwegs und möchten Sie sich auch mobil um Ihre Buchhaltung kümmern können? Entsprechende Smartphone-Apps gibt’s bei Lexoffice, sevDesk, Billomat, Debitoor, Invoiz und Fastbill.

Automatische Belegerkennung

Bei den Grundfunktionen ist vor allem die Belegerfassung zeitaufwändig, weil Sie sämtliche Daten auf dem Beleg in die Buchhaltungssoftware übertragen müssen. Um den Schritt so zeitsparend wie möglich zu gestalten, kommen Lexoffice, sevDesk, Billomat, die Sage50 Cloud, Debitoor sowie Fastbill mit einer Belegerkennung daher. Sie laden Ihren Beleg hoch und die Software scannt diesen, um dann alle buchungsrelevanten Felder automatisiert auszufüllen. Sie brauchen die entsprechenden Daten also nicht mehr manuell abzutippen.

Nicht-digitale Belege abfotografieren

Auch für „Analog-Kassenzettel“ wie beispielsweise Tankquittungen oder Bewirtungsbelege haben sich die Anbieter Lexoffice, sevDesk, Billomat, Debitoor, Invoiz und Fastbill etwas ausgedacht: Mit ihren Foto-Apps können Sie die analogen Belege einfach abfotografieren, statt sie manuell einzuscannen, lokal zu speichern und dann erst hochzuladen. Gerade, wenn Sie viele solcher analogen Kassenzettel haben, kann die Foto-App sehr viel Zeit sparen. Denn ohne müssten Sie die Belege alle manuell einscannen und lokal abspeichern, ehe Sie sie hochladen könnten.

Reisekostenabrechnung

Reisen Sie viel geschäftlich? Dann sind Reisekostenabrechnungen inklusive Verpflegungsmehrwänden ein Thema, das von Lexoffice, sevDesk und Debitoor abgedeckt wird. Natürlich können Sie auch sämtliche Reisebelege einzeln buchen, doch je einfacher die Reise später nachvollziehbar ist (eben durch eine gesamthafte Reisekostenabrechnung), desto besser.

• Viele Softwares haben eine Funktion, mit der Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach und verlässlich ans Finanzamt übermitteln können. Sie brauchen sich also nicht mehr bei ELSTER anzumelden, um dann manuell die Daten aus der Software in die richtigen Felder des Formulars zu übertragen. Das übernimmt die Software für Sie.
• Müssen Sie eine EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) ans Finanzamt übermitteln? Dann sollten Sie mit der Buchhaltungssoftware eine entsprechende Auswertungsfunktion erstellen können. Sie können die entsprechenden Werte dann in die Steuererklärung übertragen und brauchen nicht alles manuell auszurechnen. (Enthalten bei Lexoffice, sevDesk, Billomat, Debitoor.)
• Arbeiten Sie oder Ihre Steuerberatung mit DATEV? Dann wäre eine Schnittstelle zwischen der Buchhaltungssoftware und DATEV sinnvoll. Von dieser profitieren Sie bei Lexoffice, sevDesk, Billomat, Easybill und Fastbill.
• Haben Sie eine externe Steuersoftware? Mit Lexoffice, sevDesk, der Sage50 Cloud und Debitoor ist ein Daten-Export durchführbar.
• Zugänge für Ihre*n Steuerberater*in haben alle im Vergleich enthaltenen Softwares an Bord. So kann sich die externe Kraft selbstständig alle Datensätze zur Weiterverarbeitung besorgen und der manuelle Transfer entfällt.

Eine Sache fällt im Vergleich auf: Sowohl die Buchhaltungsprogramme Lexoffice als auch sevDesk bieten ein sehr breites Spektrum an Funktionen für so gut wie alle Eventualitäten. Freiberuflerinnen und Freiberufler, Kleinunternehmen und auch KMU sind bei diesen Softwares gut aufgehoben. Auf dem dritten Platz, was die Funktionen angeht, steht Debitoor. Bei den anderen Softwares im Vergleich müssen Sie die ein oder anderen Abstriche in Kauf nehmen, was aber nicht heißt, dass diese Softwares nicht auch für Sie geeignet sein können.