Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Stellen Sie sich vor, Sie können Ihre Buchhaltung in sehr viel kürzerer Zeit erledigen. Und zwar ohne den Schuhkarton voller Belege, den Sie irgendwie zur Steuerberatung bekommen müssen. Ohne das Regal, das unter der Last der vielen schweren Aktenordner ächzt. Und ohne das Fehlerpotenzial, das die manuelle Buchhaltung mit Excel und Word offenbart. Stellen Sie sich vor, dass stattdessen alles einfach und rechtssicher und datenschutzkonform ist – auf Anhieb.

Sie schreiben Angebote und erstellen Lieferscheine und Rechnungen. Sie erfassen Einnahmen und Ausgaben, übermitteln auf Knopfdruck die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt und sogar der Jahresabschluss geht dank der vorausberechneten Daten kinderleicht vonstatten.

Hört sich das gut an? → Der Clou ist die Cloud. Also eine Buchhaltungssoftware, auf die Sie online zugreifen und die Ihnen bei höchster Sicherheit und Datenhoheit viele Vorteile verschafft. Das ist Buchhaltung im Jahr 2022, und weil es ohne den bisherigen Aufwand „einfach läuft“, macht es auch noch Spaß.

"Brauche ich wirklich eine Buchhaltungssoftware? Kann ich meine Buchführung nicht auch weiterhin mit Excel und Word erledigen?"

Insbesondere Kleinunternehmer, Einzelkämpfer, Start-ups oder Vereine nutzen Excel, um Zeiten zu erfassen, ihr Kassenbuch zu führen oder um Gewinne zu ermitteln. Zusätzlich schreiben sie Angebote oder Rechnungen mit Word.

Was man festhalten muss: Natürlich sind sowohl Excel als auch Word sehr gute Programme, um Texte oder Tabellenkalkulationen zu erstellen. Doch sie sind aus verschiedenen Gründen nicht für die Buchführung eines Unternehmens geeignet:

• Die Finanzämter und -Behörden erkennen die Buchhaltung mit Excel und Word im Zweifelsfall NICHT an. Der Grund ist, dass sich Daten und Werte einfach manipulieren lassen, ohne, dass das jemand nachvollziehen kann. Bei einem Rechtsstreit oder einer Wirtschaftsprüfung stehen Sie nicht sicher da.
• Die Programme entsprechen weder den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und auch nicht den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Im Ernstfall kann das rechtliche Konsequenzen haben.
• Kostentechnisch unterscheiden sich Excel / Word heute kaum noch von Buchhaltungssoftwares in der Cloud – sie sind also NICHT „deutlich günstiger“, so wie es oftmals im Internet suggeriert wird.
• Buchhaltungssoftwares bieten (oftmals automatisierte) Funktionen und Schnittstellen, die Sie brauchen, aber bei Excel und Word nicht haben. Zudem ist die manuelle Buchführung mit den beiden Programmen fehleranfällig.

„Ok, und wenn ich mich für eine Buchhaltungssoftware entscheide: Kann ich diese auch für mehrere Firmen nutzen?“

Ja.

Viele Buchhaltungssoftwares haben eine „Mehrmandantenfähigkeit“, was bedeutet, dass Sie in einer Software verschiedene Unternehmen – auch beispielsweise Mutter- und Tochtergesellschaften – buchführen können. Auch Steuerberater nutzen eine auf mehrere Mandanten ausgelegte Buchhaltungssoftware, um damit die Buchführung mehrerer Klienten unabhängig voneinander abbilden und verwalten zu können.

Der große Vorteil einer mehrmandantenfähigen Buchhaltungssoftware ist, dass sie mehrere Nutzer zeitgleich bedienen können, ohne dass Nutzer A die Daten von Nutzer B einsehen kann und andersherum. Jeder Mandant greift damit zwar auf ein und dieselbe Software und die angebundene Datenbank zu, hat allerdings eine eigene Benutzeroberfläche, kann eigene Daten hinterlegen und Softwareeinstellungen individuell konfigurieren.

„Und kann ich so eine Buchhaltungssoftware überhaupt ohne Vorkenntnisse nutzen?“

„…Ich habe nämlich gehört, dass Buchhaltungssoftware eigentlich nur von Steuerberatern und gelernten Buchhaltern bedient werden kann.“

Sicherlich ist das generelle deutsche Buchhaltungssystem komplex und für Laien nur schwer verständlich. Um das Steuerrecht und die kaufmännische Buchhaltung überblicken zu können, wird ein eintägiger Onlinekurs nicht ausreichen.

Doch die Anbieter von Buchhaltungssoftwares wissen das und gestalten ihre Lösungen inzwischen so einfach, dass sie tatsächlich auch von absolut unerfahrenen Anwendern benutzt werden können. Das gilt für die allgemeinen Benutzeroberflächen wie auch die einzelnen Features und Funktionen. Hilfreich ist ferner, dass die Nutzer nicht die aktuelle Rechtslage zu beobachten brauchen: Die Anbieter passen die Softwares in der Regel eigenständig an.

Kostenloser Vergleich verschiedener Buchhaltungssoftwares:

Sie möchten Sich einen Überblick zu den verschiedenen Anbietern von Buchhaltungssoftware verschaffen? In unserem kostenlosen Vergleich haben wir neun Anbieter und ihre Lösungen nebeneinandergestellt und analysieren, was die einzelnen Softwares können und was nicht.

Für viele ist die Buchhaltung ein lästiges Übel und gehört zu den unbeliebtesten Tätigkeiten eines Unternehmers. Leider können Sie auch nicht alle buchhalterischen Aufgaben auf einen externen Steuerberater oder Buchhalter übertragen und sich genüsslich zurücklehnen. Verschiedene Dinge wie zum Beispiel das Schreiben und Erstellen von Rechnungen oder das Sammeln von Belegen müssen Sie schon selbst erledigen. Hinzu kommt, dass sich nicht jeder kurz nach Beginn der Selbstständigkeit einen Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater leisten kann. Schließlich muss erst einmal Geld verdient werden, um es anschließend wieder investieren bzw. ausgeben zu können.

Eine gute Buchhaltungssoftware kann hier unterstützend agieren und sich als äußerst hilfreich erweisen. Die Tools helfen Ihnen nicht nur beim Großteil anfallender administrativer Aufgaben, sondern ersparen Ihnen auch eine Menge Zeit, Aufwand und vor allem unliebsamen Ärger mit dem Finanzamt. Da die meisten Buchhaltungsprogramme ohne große Vorkenntnisse nutzbar sind, eignen sie sich auch bestens für Gründer, Start-ups, Vereine, Freiberufler und Kleinunternehmer.

„Warum ist die Buchhaltung für Unternehmen eigentlich so wichtig?“

Lassen Sie uns noch etwas tiefer in die eigentliche Thematik der Buchhaltung abtauchen. Denn selbst wenn es bei Ihnen bisher auch ohne konkrete Zahlen super lief, ist die Buchhaltung für Unternehmen jeder Größe enorm wichtig.

Ganz egal, wie es läuft, sind die Zahlen und Werte der Grundpfeiler einer gesund wirtschaftenden Firma. Ohne die wichtigen Zahlen des Rechnungswesens können Sie nicht sehen, wie Ihr betriebliches Vermögen, der Ertrag und somit auch die Liquidität Ihrer Firma aussehen. Fehlt diese Grundlage, wird es zum Beispiel mit der Gestaltung der Preise oder der Planung des Angebotssortiments beinahe unmöglich. Zudem wissen Sie nicht, ob und wenn ja, wann Sie Investitionen tätigen können.

Wie Sie sehen, können Ihnen nur die durch die Buchhaltung aufbereiteten und mit dem Geschäft in Zusammenhang stehenden Zahlen einen klaren und transparenten Überblick über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Firma geben. Das gegenteilige „Laisse-faire-Prinzip“ kann zeitweise funktionieren, ist unternehmerisch aber fahrlässig.

Zudem bilden alle Vorgänge, die sich auf die Vermögenslage auswirken (Geschäftsvorfälle), die Grundlage für die Gewinnermittlung, Quartalsabschlüsse und den Jahresabschluss, die Sie wiederum für Ihre Steuererklärung benötigen. An diesem Punkt kommen Sie um ein gut gepflegtes Rechnungswesen so oder so nicht drumherum.

Wichtig! Bei allen Geschäftsvorfällen gilt: Keine Buchung ohne Beleg!
Das bedeutet, dass Sie für jeden Vorgang einen Nachweis benötigen, um diesen nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) dokumentieren zu können. Nachweise können zum Beispiel Rechnungen, Quittungen oder auch ein Vertrag sein.

„Theorie geklärt – aber habe ich denn auch eine gesetzliche Buchführungspflicht?“

Jeder Unternehmer muss grundsätzlich seine Einnahmen und Ausgaben erfassen und die Geschäftsvorfälle systematisch nach § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) dokumentieren. Das bedeutet, dass tatsächlich erst einmal jeder Unternehmer eine Buchführungspflicht hat. Allerdings gibt’s Unterschiede dahingehend, ob eine Pflicht zur einfachen oder zur doppelten Buchführung besteht. Das entscheidet sich über die Rechtsform eines Unternehmens sowie über gesetzliche Gewinn- und Umsatzgrenzen.

Einfache Buchführung

• Es reicht eine jährliche Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR).
• Die einfache Buchführung ist relevant für Freiberufler, Einzelunternehmer, Kleinunternehmer und alle Gewerbetreibenden, die a) nicht im Handelsregister eingetragen sind und b) in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren unter 60.000 Euro Gewinn oder unter 600.000 Euro Umsatz verzeichnet haben.
• Auch für Forst- und Landwirte ist die Gewinngrenze von 60.000 Euro relevant – zusätzlich darf aber der Wert der bewirtschafteten Nutzfläche die Summe von 25.000 Euro nicht überschreiten.

Wenn Sie bisher die Pflicht zur einfachen Buchführung hatten und in Zukunft zur doppelten Buchführung verpflichtet sein sollten, erhalten Sie Post vom Finanzamt. Freiberufler haben dahingehend jedoch nichts zu befürchten, da sie nach § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) immer von der doppelten Buchung befreit sind.

Doppelte Buchführung

Bei der doppelten Buchführung ist der Unternehmer oder das Unternehmen dazu verpflichtet, für den Jahresabschluss eine Bilanz sowie Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) erstellen. Hierbei muss jede Buchung zweimal erfasst werden. Folgende Unternehmensformen sind nach § 238 Handelsgesetzbuch zur doppelten Buchführung verpflichtet:

• eingetragener Kaufmann (e.K.)
• offene Handelsgesellschaft (oHG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• GmbH & Co. KG
• Haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG)
• Aktiengesellschaft (AG)

Besser bekannt ist die doppelte Buchführung unter den hierzu synonym verwendeten Begriffen Bilanzierung, kaufmännische Buchführung, Finanzbuchhaltung oder Doppik. Um die einfache und doppelte Buchhaltung noch besser auseinanderzuhalten, haben wir eine Infografik hierzu entwickelt:

„Und was hat es mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung auf sich? Was sind das für Grundsätze?“

Egal, ob einfache oder doppelte Buchhaltung: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB oder GoBD) müssen alle einhalten. Die GoB galten schon lange. Die GoBD kamen zum 01.01.2015 dazu und richten sich speziell an die elektronische Buchführung mit Hard- und Software. (Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware online aussuchen, achten Sie also darauf, dass diese GoBD-kompatibel ist.)

In erster Linie verbergen sich dahinter Vorschriften zur Organisation und Dokumentation von Belegen innerhalb der Buchhaltung. Das oberster Gebot lautet dabei: Keine Buchung ohne Beleg. Zudem müssen Bücher lückenlos und übersichtlich geführt werden, sodass alle Vermögensgegenstände und auch alle Schulden zu jeder Zeit und innerhalb kürzester Zeit korrekt und nachprüfbar abgebildet werden können. (In der Buchhaltungssoftware funktioniert das durch intuitive Filter sehr schnell.)

Zudem geht es um die Aufbewahrung und Sicherheit von steuerpflichtigen Unterlagen. Es muss sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) eingehalten werden, was bedeutet, dass die meisten geschäftlichen Unterlagen sechs bis zehn Jahre aufzubewahren sind. (In der Buchhaltungssoftware sind sie innerhalb der Frist sicher verwahrt, ohne dass Sie eine Regalwand brauchen.)

Klar und übersichtlich

Ordnungsgemäß und vollständig

Keine Buchung ohne Beleg

Aufbewahrungs-fristen einhalten

Durch Dritte nachvollziehbar

Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit

Die hohen Ordnerstapel und kaum zu durchblickenden Zettelwirtschaften der händischen Buchhaltung waren lange Zeit unvermeidbar – doch mit der fortschreitenden Digitalisierung und immer smarteren, einfacheren Softwarelösungen ist das heute anders. Davon ab hat die Online-Buchhaltung mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware noch weitere Vorteile, als dass sie nur die Ordnerstapel und Zettelwirtschaften vermeidet:

Sie sparen die Kosten eines Buchhalters oder Steuerberaters

Eine Buchhaltungssoftware ist günstiger als ein externer Steuerberater oder ein festangestellter Buchhalter – und kann diese meist komplett ersetzen. Wenn das Buchhaltungsprogramm dazu noch eine Schnittstelle zu DATEV oder ELSTER bietet, können Sie gar bei den Portokosten sparen: Denn statt die relevanten Unterlagen postalisch an das Finanzamt zu senden, übertragen Sie sie einfach online.

Unternehmensrelevante Zahlen stets im Blick

In einer Buchhaltungssoftware haben Sie einerseits das Dashboard, das Ihnen beim Login alle wesentlichen Zahlen im Überblick zeigt. Andererseits greifen Sie auf detaillierte Auswertungen zu, die sich aus der ganz normalen Nutzung des Programms ergeben – also beispielsweise anhand Ihrer geschriebenen Rechnungen und hochgeladenen Belege.

Analoge Belege abfotografieren

Stellen Sie sich vor, Sie bräuchten beispielsweise Tankquittungen oder Bewirtungsbelege nicht mehr mühsam einzuscannen oder abzuheften. Stattdessen zücken Sie noch an Ort und Stelle das Smartphone, öffnen die Foto-App der Buchhaltungssoftware und fotografieren den Beleg einfach ab. Die App lädt den Beleg anschließend hoch und sichert ihn.

Belege automatisch auslesen lassen

Eine weitere Zeitersparnis entsteht ferner beim Hochladen bereits digitaler Belege: Diese werden von der Software automatisch gelesen, sodass Sie die buchungsrelevanten Felder nicht mehr manuell ausfüllen müssen. Gerade in Unternehmen mit vielen eingehenden Belegen ist das eine der besten Funktionen.

Vereinfachtes Mahnwesen

Natürlich wollen Sie vermeiden, Ihre Kunden mahnen zu müssen – doch manchmal kommen Sie nicht drum herum. Statt dass Sie sich wie vorher manuell einen Überblick über bezahlte und nicht bezahlte Rechnungen verschaffen müssen, sehen Sie säumige Kunden in der Buchhaltungssoftware auf einen Blick. Außerdem ist das Mahnwesen in vielen Softwares direkt integriert und automatisiert – Sie sparen sich also abermals den Zeitaufwand.

Diverse Schnittstellen

Die Schnittstellen zu DATEV oder ELSTER haben wir weiter oben schon erwähnt – doch Softwares bieten noch weitaus mehr Schnittstellen auch zu CRM- und Shop-Systemen sowie zu anderen Cloud-Anwendungen. Wie wäre es, wenn der manuelle und aufwändige Datentransfer durch diese Schnittstellen in Zukunft entfällt?

Sogar Ihre Firmenkonten und das Onlinebanking können Sie mit der Software verknüpfen. Werden Rechnungen bezahlt, erkennt die Software das automatisch und markiert die dazugehörige Rechnung entsprechend als bezahlt. Um Belege direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus zu überweisen, gibt’s Onlinebanking-Funktionen.

Vereinfachte Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater

Werden Sie von einem Steuerberater betreut? Dann können Sie dem Büro mit individuellen Zugriffsrechten entsprechenden Zugang zu dem Buchhaltungsprogramm geben. Ob das Steuerbüro dann für den Jahresabschluss verantwortlich ist oder ob es auch die unterjährige Buchhaltung übernimmt, legen Sie ganz einfach mit dem Büro selbst fest. Alles ist machbar.

Hohe Datensicherheit und GoBD-Konformität

Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware sind Sie hinsichtlich der bereits erklärte GoBD-Richtlinien auf der sicheren Seite. (Oder noch einfacher formuliert: Sie erfüllen die Richtlinien und brauchen sich damit überhaupt nicht auseinanderzusetzen.) Daten und Dokumente liegen zudem sicher auf den Servern des Anbieters – auch um die Datensicherheit brauchen Sie sich also keine Gedanken zu machen. Beim Anbieter Lexoffice liegen die Daten beispielsweise in einem hochsicheren Rechenzentrum, das sogar der DIN ISO 27001 für Informationssicherheit entspricht.

Software ist skalierbar

Ihr Unternehmen wächst? Sie stellen mehr Leute ein? Weitere Mitarbeiter sollen Zugriff zur Buchhaltung haben? In der Regel sind Buchhaltungssoftwares einfach skalierbar und können sich mit wenigen Klicks neuen Unternehmensgrößen und Mitarbeiterzahlen anpassen. Beispielsweise auch bei mehreren Marken eines einzigen Unternehmens: Einfach ein weiteres Briefpapier hochladen und weiter geht’s.

Welche Nachteile hat eine Buchhaltungssoftware?

Genau genommen gibt es keine Nachteile, weil der Einsatz einer Buchhaltungssoftware nur sinnvoll ist. Allerdings kostet der Umstieg von der analogen hin zur digitalen Buchhaltung natürlich Zeit, personelle Ressourcen und Geld. Prozesse müssen neu definiert werden und falls Mitarbeiter die Buchhaltung übernehmen, müssen diese eventuell geschult werden, um richtig mit der Software umzugehen. Ist die Übergangsphase jedoch abgeschlossen, dann läuft es einfach.

Wer eine Buchhaltungssoftware bedienen kann, spart sich die Kosten für einen Steuerberater.“ Haben Sie so etwas auch schon gelesen? Wie viel ist an der Aussage dran? Pauschal lässt sich das tatsächlich nicht beantworten – lassen Sie uns daher noch einmal tiefer in diese Thematik eintauchen:

Buchhaltungssoftware versus Steuerberater –
Pro und Contra

Auf den ersten Blick sind die monatlichen Ausgaben für eine Buchhaltungssoftware deutlich geringer als die für einen Steuerberater. Während ein gutes Buchhaltungsprogramm zwischen 15 € und 20 € pro Monat kostet, rechnet ein Steuerberater die erbrachten Leistungen nach der gesetzlich vorgeschriebenen Gebührentabelle ab. Allerdings besitzt die Gebührenverordnung für Steuerberater immer eine Spanne zwischen Mindestgebühr, Mittelgebühr und Höchstgebühr. So kann ein Steuerberater individuell entscheiden, wo er seine Leistung einordnet bzw. welchen Gebührensatz er abrechnet. Eine Umsatzsteuererklärung mit einem Gegenstandswert von 50.000 € kann dann je nach Steuerberater zwischen 120 € und 950 € kosten.

Nutzen Sie jedoch eine Buchhaltungssoftware, können Sie Ihre Umsatzsteuererklärung mit wenigen Mausklicks online selbst generieren. Die Gewissheit, dass diese dann auch wirklich wasserdicht und korrekt ist, haben Sie bei einem Buchhaltungsprogramm allerdings nicht. Erledigen Sie Ihre Buchhaltung ohne entsprechendes Wissen selbst und machen dabei (unbewusst) Fehler, kann das deutlich teurer werden als die Kosten für einen Steuerberater. Sie müssen also im Vorfeld gut abwägen, wie viel fachliche Kompetenz und Unterstützung Sie in Ihrem Unternehmen für die Erledigung aller anfallenden Aufgaben in der Buchführung benötigen.

Eine Software kann Ihnen auch bei steuerlichen Fallstricken oder Sonderfällen nicht wirklich weiterhelfen, da es keine ausführliche beratende Funktion gibt. Steuerberater dagegen stehen Ihren Mandanten mit fachlichem Know-how zu jeder Zeit helfend zur Seite. Haben Sie sich selbst einiges an Wissen im Bereich Steuern und Buchhaltung angeeignet und möchten lediglich die vorbereitende Buchhaltung übernehmen, wäre das gemeinsame Arbeiten mit Ihrem Steuerberater in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware der beste Weg. Sie sparen Geld und profitieren trotzdem von der Expertise eines Buchhaltungsprofis.

Ergeben sich in Ihrem Betrieb Monat für Monat die gleichen Buchungsfälle, dann ist eine gute Buchhaltungssoftware völlig ausreichend und Sie brauchen nicht zwingend einen Steuerberater. Ändern sich jedoch die Aufgaben in der Buchhaltung (z.B. durch die Einstellung mehrerer Mitarbeiter), sollten Sie ggf. doch ein externes Steuerbüro hinzuziehen. Die Kosten für Ihren zeitlichen Aufwand stehen dann aller Wahrscheinlichkeit nach nicht mehr in Relation mit den Kosten für die Betreuung durch einen Steuerberater.

Wie Sie sehen, gibt es viele gute Gründe für die Verwendung einer Buchhaltungssoftware und gegen einen Steuerberater und umgekehrt. Auch kann nicht pauschal beantwortet werden, ob eine Buchhaltungssoftware oder ein Steuerberater die günstigere Wahl wäre. Ein sehr ausgereiftes und stets aktuelles Programm für die Buchhaltung kann Ihnen jedoch schon sehr viel betriebswirtschaftliche Arbeit abnehmen und Kosten einsparen.

Sie sind noch Anfänger auf dem Gebiet der Buchhaltung? In diesem Kapitel erfahren Sie, was Ihre Software eigentlich können sollte, wenn Sie sich für eine entscheiden. Wir gehen sowohl auf erforderliche Funktionen als auch erforderliche Schnittstellen ein.

Zunächst zu den unverzichtbaren Funktionen und Schnittstellen für Anfänger:

• Stammdatenverwaltung (Kunden, Lieferanten, Kostenträger/Kostenstellen, Sachkonten, Preise)
• Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Jahresabschluss
• Anbindung zum Online-Banking
• Plausibilitätsprüfungen

Daneben gibt es natürlich noch diverse weitere Funktionen und Schnittstellen, die für Sie relevant sein können, es aber nicht sein müssen:

Funktionen im Überblick

• Bilanzierung / e-Bilanz
• Doppelte Buchführung
• Lohn & Gehalt (Personalbuchhaltung)
• Kassenbuch
• Belegerkennung
• Kostenstellen
• Anlagenverwaltung
• Dateiablage / digitale Dokumentenablage
• Liquiditätsplanung
• Mahnwesen & Zahlungserinnerungen
• Skonto
• Reisekostenabrechnung
• Kreditorenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Abschreibungen / GWG
• Steuerberater Export
• Zeiterfassung
• Projektverwaltung
• Steuererklärung

Neben den Grundfunktionen bieten die meisten Buchhaltungsprogramme auch zusätzliche Leistungen wie zum Beispiel ein Kassenbuch, Abrechnung von Reisekosten oder das digitale Erkennen und zuordnen von Belegen an. Haben Sie Mitarbeiter, sollte die Funktion Personalbuchhaltung enthalten sein, um Lohn und Gehalt abwickeln zu können. Größere oder Umsatzstärkere Unternehmen profitieren von einer integrierten Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie der Abwicklung einer doppelten Buchführung.

Schnittstellen im Überblick

• DATEV Import & Export
• ELSTER
• Warenwirtschaft
• CRM-System
• Zahlungsdienstleister (z.B. PayPal, KLARNA etc.)
• Shopsysteme (z.B. WooCommerce, Shopify, Amazon fba)

Eine Buchhaltungssoftware sollte nach Möglichkeit über ein paar sinnvolle Schnittstellen verfügen, damit die Übermittlung von Daten reibungslos funktioniert. Die bekannteste und wichtigste Schnittstelle ist ELSTER, wodurch Sie geforderte Unterlagen wie zum Beispiel die Einkommensteuererklärung oder Umsatzsteuervoranmeldungen schnell und unkompliziert an das zuständige Finanzamt übertragen können. Für den direkten Austausch von buchhalterischen Daten innerhalb Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihrem Steuerberater ist eine Schnittstelle zu DATEV sinnvoll. Je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind, sollte das Buchhaltungsprogramm an ein vorhandenes CRM-System, Warenwirtschaftssystem oder Onlineshop-System angebunden und verschiedene Zahlungsanbieter hinterlegt werden können.

Während der Suche nach einer guten Buchhaltungssoftware taucht irgendwann zwangsweise die Frage auf, was besser ist: webbasierte Buchhaltungssoftware in der Cloud oder klassische Desktopversion zur Installation auf dem PC. Doch wo liegen die Unterschiede und welche Vor- und Nachteile gibt es?

Desktop-Software für die Buchhaltung –
Vor- und Nachteile

Eine Buchhaltungssoftware für den PC gibt es entweder als CD-ROM oder als Download. Beide Varianten werden lokal auf Ihrem PC installiert und gespeichert. Sobald die Installation der Software abgeschlossen ist, können Sie das Programm nutzen und sämtliche erforderlichen Daten wie zum Beispiel Stammdaten, Kundendaten oder Bankdaten hinterlegen. Anschließend können Sie den gesamten Funktionsumfang nutzen und zum Beispiel Angebote und Rechnungen schreiben oder eine grafische Auswertung Ihrer Liquidität, Umsatz- und Rentabilität sowie aktueller Außenstände automatisch und auf Knopfdruck erstellen. Für die Sicherheit und den Schutz der Daten sind Sie selbst verantwortlich.

Die Bedienung und die Eingabemasken der Software sind in der Regel recht einfach und erfordern keine speziellen Buchhaltungskenntnisse. Sollten dennoch Fragen auftauchen, verfügen die meisten Buchhaltungsprogramme über ein breit aufgestelltes Nachschlagewerk und gut erklärte Programmhilfen.

Im Übrigen bedeutet eine Desktop-Software für die Buchhaltung nicht, dass Sie alles ausdrucken und postalisch versenden müssen. Denn auch wenn die Buchhaltungssoftware lokal installiert wurde, verfügt sie dennoch über Schnittstellen, die das digitale Versenden von Dokumenten möglich machen. So können Sie zum Beispiel Ihre Steuererklärung oder Umsatzsteuervoranmeldung direkt über die ELSTER-Schnittstelle online und verschlüsselt an Ihr zuständiges Finanzamt schicken.

Nachteilig ist jedoch, dass sämtliche von Ihnen hinterlegten Daten auf der Festplatte Ihres Computers oder Laptops und nicht auf einem externen Server gespeichert werden. Sie können die Buchhaltungssoftware also immer nur an dem PC benutzen, an dem sie auch installiert wurde. Selbst dann, wenn die Software mehrmandantenfähig ist. Sind Sie zum Beispiel geschäftlich unterwegs und möchten ein Angebot oder eine Rechnung schreiben, ist dies mit einer Desktop-Lösung nicht möglich. Genau aus diesem Grund wird eine desktopbasierte Buchhaltungssoftware vorrangig von Unternehmen eingesetzt, die über eine vor Ort agierende Buchhaltungsabteilung verfügt.

Buchhaltungssoftware online in der Cloud –
Vor- und Nachteile

Galten Buchhaltungsprogramme in der Cloud noch vor wenigen Jahren eher als Nischenprodukt, stehen diese heutzutage hoch im Kurs. Sie können genauso wie bei einer Desktop-Lösung auch, Ihre Steuerklärung vorbereiten, Angebote und Rechnungen schreiben oder betriebswirtschaftliche Auswertungen schnell und einfach erstellen. Dank integrierter Importfunktion via PC oder App werden Übertragungsfehler beim Abtippen vermieden. Die Oberfläche einer guten online Buchhaltungssoftware ist intuitiv und anwenderfreundlich gestaltet, sodass diese ohne große Vorkenntnisse genutzt werden kann.

Im Gegensatz zur klassischen Desktop-Lösung sind cloudbasierte Buchhaltungsprogramme bei gleicher Funktionalität meist sogar kostengünstiger. Besonders beliebt ist die Buchhaltungssoftware in der Cloud bei Einzelunternehmern, Freiberuflern, Gründern sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen, da sie sämtliche Aufgaben in der Buchhaltung flexibel und von jedem Ort aus erledigen können. Zudem ist onlinebasierte Buchhaltungssoftware meist mehrmandantenfähig.

Sämtliche Daten werden jedoch nicht lokal auf eine Festplatte importiert, exportiert und gespeichert, sondern in der Cloud bzw. auf den Servern des Softwareanbieters. Achten Sie bei Ihrer Suche nach einer passenden Cloud-Buchhaltungssoftware deshalb unbedingt darauf, dass der Anbieter die Daten in einem hochsicheren Rechenzentrum gespeichert und verschlüsselt werden. Zudem sollten Datenschutz sowie Datensicherheit regelmäßig von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft überprüft und bestätigt werden. Ist das gewährleistet, brauchen Sie sich in puncto Datensicherheit und IT-Sicherheit keine großen Sorgen machen.

10 Vorteile der Buchhaltung in der Cloud

Ist eine Open-Source-Buchhaltungssoftware sinnvoll?

Als Open-Source-Software werden Programme bezeichnet, die sich komplett nach den eigenen Wünschen und Vorstellungen individualisieren und jederzeit verändern lassen. Der Inhaber bzw. Urheber des Programms veröffentlicht die Buchhaltungssoftware unter einer Lizenz und räumt Benutzern - meist kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr - das Recht ein, nicht nur auf das Programm, sondern auch auf den Quellcode zuzugreifen. So können Entwickler beispielsweise zusätzliche Funktionen hinzufügen oder unnötige Funktionen entfernen. Ausgestattet sind die meisten Open-Source-Buchhaltungsprogramme mit allen wichtigen Funktionen wie Rechnungswesen, Belegverwaltung, Kassenbuch, Kostenstellen, Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen und ELSTER-Schnittstelle.

Was sich im ersten Moment als vorteilhaft erweist, kann jedoch auch nicht zu unterschätzende Nachteile mit sich bringen. So gibt es bei den meisten Open-Source-Anbietern nämlich weder Garantien noch einen klassischen Support. Zudem sind Sie abhängig von der Person oder den Personen, die die Buchhaltungssoftware für Sie weiterentwickelt haben. Wenn Sie die Open-Source-Buchhaltungssoftware mit einem anderen Programm erweitern möchten, müssen Sie darauf achten, dass die Dateiformate mit der jeweils verwendeten Software kompatibel sind.

Wenn Sie sehr spezielle Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware haben und die auf dem Markt vertretenen Programme diesen Anforderungen nicht gerecht werden, kann eine Open-Source-Buchhaltungssoftware durchaus sinnvoll sein. Möchten Sie die eben genannten Risiken nicht eingehen, sollten Sie besser für eine klassische Desktop-Lösung oder ein cloudbasiertes Buchhaltungsprogramm entscheiden.

Eine Buchhaltungssoftware muss organisatorische und prozessuale Anforderungen erfüllen. Damit Sie das Programm aber überhaupt nutzen können, muss auch die technische Seite passen. So ist beispielsweise nicht jede Buchhaltungssoftware mit jedem Betriebssystem nutzbar. Achten Sie somit darauf, dass Ihr vorhandenes Betriebssystem mit den technischen Voraussetzungen der Buchhaltungssoftware kompatibel ist.

Je nach Buchhaltungsprogramm werden folgende Betriebssysteme angeboten:

Microsoft Windows

Apple Mac OS

Linux

Ubuntu

Microsoft Windows gehört auch heute noch zu dem am häufigsten genutzten Betriebssystem, weshalb so gut wie jede desktop- oder cloudbasierte Buchhaltungssoftware problemlos darauf läuft. Auch das Betriebssystem von Apple (Mac OS) werden Sie bei vielen Anbietern von Buchhaltungssoftware unter den technischen Voraussetzungen finden. Linux oder Ubuntu dagegen werden insbesondere bei festinstallierten Desktop-Buchhaltungsprogrammen nur selten angeboten. Wenn Sie betriebssystemunabhängig agieren möchten, dann kommt nur eine Cloud-Lösung infrage. Die Anbieter bieten ihre Buchhaltungssoftware oftmals für alle gängigen Betriebssysteme an.

Eine gute Buchhaltungssoftware ist natürlich mit Kosten verbunden, schließlich haben die Anbieter eine Menge Zeit und Aufwand in die Programmierung und das Design gesteckt. Wenn Sie sich auf dem Software-Markt etwas umschauen, werden Sie schnell feststellen, dass die Preise für ein Buchhaltungsprogramm von einem kleinen zweistelligen Betrag bis zu mehreren Hundert Euro reichen. Hier lässt sich auch nicht pauschal sagen, dass ein höherer Preis gleichbedeutend mit einem höheren Funktionsumfang ist. Denn selbst langjährige und auf dem Markt etablierte Anbieter wie Lexware oder DATEV bieten sehr viele Funktionen, Schnittstellen, kostenlose Updates und Support etc. an und liegen preislich dennoch im unteren Mittelfeld.

Bei den sehr günstigen Buchhaltungsprogrammen sollten Sie zudem darauf achten, dass neben dem monatlichen Preis oder der Lizenzgebühr auch noch weitere Kosten z.B. für die Installation oder Updates sowie weitere Extras wie zusätzliche Benutzer, Zeiterfassung oder Mahnwesen entstehen können. Bevor Sie sich eventuell zu voreilig für einen Anbieter entscheiden und dadurch unerwartete Zusatzkosten entstehen, sollten Sie sich die Buchhaltungssoftware im Vergleich zu anderen anschauen.

Welche Bezahlmodelle gibt es für eine Buchhaltungssoftware?

Je nach Anbieter werden für die Buchhaltungssoftware verschiedene Bezahlmodelle angeboten. Hierzu gehören:

Abonnement

Lizenz

Leasing

Bei der Entscheidung nach einem passenden Gesamtpaket für die Buchhaltungssoftware spielt auch das Bezahlmodell eine Rolle. Haben Sie beispielsweise ein größeres Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern in der Buchhaltung, macht eventuell eine Lizenz oder das Software-Leasing mehr Sinn als ein Abonnement, welches meist auf ein bis zwei Nutzer ausgelegt ist. Denn hier würde jeder weitere Nutzer zusätzliche Kosten bedeuten, wodurch der Gesamtpreis eventuell höher ausfällt als bei der Lizenz oder dem Leasing. Nutzen dagegen nur Sie und ggf. eine weitere Person (z.B. Ihr Steuerberater) das Buchhaltungsprogramm, dann wäre das Abo-Modell sicherlich die bessere und günstigere Variante.

Achten Sie bei der Buchhaltungssoftware auch unbedingt auf die Kündigungsfristen. Diese sind teilweise sehr unterschiedlich und belaufen sich meist auf 1 bis 3 Monate. Kündigen Sie das Abo oder Leasing nicht fristgerecht, verlängert sich der Vertrag je nach Anbieter um mindestens 1 bis 6 Monate. In manchen Fällen sogar gleich um ein Jahr. Lizenzen dagegen sind meist für ein Jahr gültig und verlängern sich normalerweise nicht automatisch. Sie müssen somit jedes Jahr eine neue Lizenz kaufen, um die Buchhaltungssoftware mitsamt Ihrer dort hinterlegten Daten weiter nutzen zu können.

Kann man Buchhaltungssoftware testen?

Ja. Die meisten Anbieter bieten die Möglichkeit an, ihre Software mit allen Funktionen für mehrere Tage oder sogar Wochen ausgiebig und kostenlos zu testen.

Können die Kosten für eine Buchhaltungssoftware von der Steuer abgesetzt werden?

Das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, das Erfassen von Einnahmen und Ausgaben, die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie alle anderen buchhalterischen Vorgänge zählen zu den betrieblich bedingten Tätigkeiten eines jeden Unternehmers. Nutzen Sie für die Erledigung Ihrer Buchhaltung eine entsprechende Buchhaltungssoftware, können Sie die Kosten hierfür als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Wie und wann Sie die Kosten für die Buchhaltungssoftware steuermindernd absetzen, ist jedoch abhängig davon, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht.

Buchhaltungssoftware von der Vorsteuer abziehen

Sind sie vorsteuerabzugsberechtigt, können Sie die auf der Rechnung des Buchhaltungsprogramms ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abführen. Diese wird dann im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung einfach mit anderen gezahlten und von Ihnen vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnet.

Buchhaltungssoftware als Kleinunternehmer steuerlich absetzen

Wenden Sie als Selbstständiger allerdings die Kleinunternehmerregelung an und sind somit nicht vorsteuerabzugsberechtigt, tragen Sie die Kosten der gesamten Brutto-Rechnung für das Buchhaltungsprogramm als Betriebsausgabe bei Ihrer Steuererklärung ein. Sie können die Kosten in dem Jahr von der Steuer absetzen, in dem Sie die Rechnung bezahlt haben.

Wenn Sie im Internet nach „Buchhaltungssoftware“ suchen, werden Sie zwangsläufig auch auf kostenlose Buchhaltungsprogramme stoßen. Stellt sich nun die Frage, wie sinnvoll eine Freeware für die Erledigung der Buchhaltung ist. Ein Blick auf die angebotenen Funktionen macht schnell deutlich, dass die kostenfreien Programme oftmals nur mit den absolut notwendigen Grundfunktionen wie dem Erstellen von Rechnungen und Angeboten, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER ausgestattet sind. Zudem wird meist kein Support angeboten, der bei technischen Problemen weiterhelfen könnte. Einen Zugang für den Steuerberater gibt es ebenfalls nicht.

Kostenlose Buchhaltungssoftware -
Welche Funktionen sind i.d.R. beinhaltet?

Beinhaltet

Kostenlose Nutzung

Belegerfassung und -verwaltung

EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)

Nicht Beinhaltet

Bilanzierung und GuV

GoBD-konform
arbeiten

Schnittstellen
(Elster und DATEV)

Komplette Buchhaltung

Beratung und
Support

Regelmäßige Updates
und Aktualisierungen

Ob eine kostenlose Buchhaltungssoftware ausreicht, hängt also stark von Ihren Anforderungen ab. Sind Sie zum Beispiel Existenzgründer, Kleinunternehmer oder Einzelunternehmer und haben kurz nach der Gründung Ihres Unternehmens nur eingeschränkte finanzielle Mittel, könnten die Leistungen einer kostenlosen Buchhaltungssoftware zumindest für den Anfang ausreichen.

Sobald Ihr Unternehmen jedoch wächst oder Mitarbeiter eingestellt werden sollen, fehlen Ihnen elementare Funktionen wie zum Beispiel die Lohnbuchhaltung oder die Erstellung einer Bilanz. Der Wechsel auf eine kostenpflichtige Version oder sogar zu einem gänzlich anderen Anbieter ist dann unumgänglich.

Haben Sie sich für eine kostenlose Buchhaltungssoftware entschieden, müssen dann jedoch auf ein anderes Programm wechseln, können die bereits in dem kostenlosen Programm gespeicherten und hinterlegten Daten im Zweifelsfall nicht einfach so zur neuen Buchhaltungssoftware übertragen werden. Sie müssten somit zum Beispiel Kundendaten händisch und manuell neu anlegen. Das ist zeitintensiv und Zeit ist bekanntlich Geld.

Inzwischen gibt es aber ja durchaus gute Buchhaltungssoftware mit vielen Funktionen für kleines Geld, weshalb Sie sich ganz genau überlegen sollten, ob eine kostenlose Buchhaltungssoftware langfristig der richtige Weg ist.

Als Selbstständiger, Freiberufler, Kleinunternehmer oder als Firma mit Rechtsform haben Sie in jedem Fall eine entweder einfache oder doppelte Buchführungspflicht. Und jetzt stellen Sie sich vor, Sie könnten dieser Pflicht in deutlich weniger Zeit und deutlich unkomplizierter als vorher nachkommen: Eine gute Buchhaltungssoftware mit allen für Sie sinnvollen Funktionen und Schnittstellen macht‘s möglich – auch und gerade für Anfänger und Einsteiger, die sich in der Buchhaltung noch nicht besonders auskennen.

Besonders die Schnittstellen zu ELSTER, DATEV und zum Onlinebanking erweisen sich in der Praxis als sehr zeitsparend, übersichtlich und hilfreich. Rechnungen zu erstellen sowie Belege zu erfassen und aufzubewahren war noch nie einfacher.